Dagens ämne blir ekonomi. En ganska naturlig inledning till ämnet är att ställa följande fråga:

Hur mycket pengar har Förbundet Unga Forskare?

Det är inte lika lätt att svara på frågan som det är att ställa den, men jag ska göra ett försök.

Vad betyder egentligen ”hur mycket pengar har vi”? En spontan tolkning skulle förstås kunna vara hur mycket pengar vi har på bankkontot. Och svaret på den frågan var vid årsskiftet 1 676 000 kronor, alltså lite drygt en och en halv miljon.

Å andra sidan har vi mer pengar på andra ställen än bankkontot; vi hade vid årsskiftet 542 000 kronor placerade i olika fonder, något som rimligen borde kunna räknas in när man svarar på frågan.

Vi hade dessutom fordringar (dvs någon annan var skyldig oss pengar) på 444 000 kronor. Har förbundet lånat ut nästan en halv miljon kronor, alltså? Ja, i princip. När en aktiv i förbundet får ett personligt förskott så får denne personen pengar insatta på sitt bankkonto av förbundet, men han eller hon har inte fått pengarna. Det är först när förbundet har fått in en redovisning av vad pengarna har gått till (oftast som en BOE), som förbundet kan bokföra det hela som en utgift, och då försvinner skulden. Detsamma gäller för mig och generalsekreteraren när vi använder våra kontokort som vi har och som är kopplade till förbundets konto; när vi drar kortet i en affär så blir vi skyldiga förbundet pengar (eftersom vi har gjort av med förbundets pengar). Det är först när vi har skickat in kvittona till kansliet och redovisat dem som vår skuld till förbundet försvinner, och förbundet kan bokföra det hela som en utgift istället.

Ett problem har historiskt varit att det är ganska stora summor som lånas ut till våra ideellt aktiva i form av personliga förskott och motsvarande, och även om det mesta har redovisats korrekt, så finns det vissa rester kvar från förr, där någon aktiv hävdar att han har redovisat alla utlägg, medan det inte ser ut så från förbundets håll, men där det samtidigt saknas tillräcklig dokumentation för att egentligen kunna hävda varken det ena eller det andra. Det här håller kansliet på och ”städar upp” bland och samtidigt tar fram nya rutiner för, så att vi i framtiden ska ha stenkoll på hur vi lånar ut förbundets, och i förlängningen medlemmarnas, pengar.

Nåväl, om vi summerar det hela, så får vi 2 662 000 kronor. Om man dessutom lägger till att vi har inventarier värda 12 000 kronor (möblerna på kansliet och sådant), så är, på ekonomspråk, våra tillgångar värda 2 674 000 kronor.

Är dessa drygt två och en halv miljoner kronor förbundets? Äger vi pengarna, eller har vi lånat dem?

Vid årsskiftet så hade förbundet bokförda skulder på 1 381 000 kronor, och det är ju drygt hälften av våra tillgångar. Hur kommer det sig att förbundet hade skulder på nästan en och en halv miljon kronor? Jo, det beror till en stor del på projekt TEND: Vi har fått pengar från Allmänna Arvsfonden insätta på vårt bankkonto, med de pengarna är inte våra förrän vi har redovisat till Allmänna Arvsfonden vad vi har gjort med dem. Skulle vi låta bli att redovisa dem, skulle arvsfonden kräva tillbaka pengarna, och utifrån det resonemanget så är alltså pengarna från allämna arvsfonden en skuld tills vi har redovisat dem. Och av förbundets totala skuld stod TEND för den största delen, även om det fanns andra typer av skulder också.

Sådär. Det var förbundets tillgångar, och förbundets skulder. Borde det inte rimligen vara så att tillgångar minus skulder blir de pengar som egentligen är våra? Jo, det är ju en vettig tolkning, och denna differens kallas av ekonomer eget kapital. Förbundets egna kapital vid årsskiftet var alltså 2 674 000 – 1 381 000 = 1 293 000 kronor.

Kan man göra man vill med det egna kapitalet?

Njae, till att börja med är det ju inte säkert att det egna kapitalet finns på banken. Alla förbundets tillgångar skulle ju kunna bestå av personliga förskotts-fordringar hos våra aktiva, och inte en krona på banken. Och då blir personalen inte så glada, eftersom vi inte kommer att kunna betala ut någon lön till dem. Därför är det viktigt att man inte bara tittar på storleken på det egna kapitalet, utan även tittar på om vi har medel tillgängliga att betala fakturor och löner med inom den närmsta tiden, vår så kallade likviditet.

Om vi antar att man har löst likviditetsproblematiken, kan man då göra vad man vill med det egna kapitalet? I förbundets fall, så bestod vid årsskiftet delar av det egna kapitalet av så kallade ändamålsbestämda medel, vilket bland annat kom från beslut som förra styrelsen hade tagit om att avsätta vissa summor till olika saker som ska genomföras under detta år, till exempel vår nya grafiska profil. Ett annat, kanske viktigare, ändamålsbestämt medel var de 241 000 som var märkta ”utvecklingsfonden”, som alltså är en del av förbundets egna kapital. Jag kommer alldeles säkert att återkomma till utvecklingsfonden vid något senare tillfälle, men den som vill läsa mer om den redan nu kan ta en titt på den utredning som låg till grund för utvecklingsfondens bildande.

När man har dragit bort de ändamålsbestämda medlen, så återstod vid årsskiftet 880 000 kronor som eget kapital, och som man skulle kunna säga att Riksstämman i princip är fri att göra vad den vill med. Men det vore inte särskilt klokt; att göra sig av med sitt egna kapital och leva på ruinens brant är ingen bra idé. Men skulle vi kanske ändå kunna använda en del av det; det kanske är onödigt att ha en knapp miljon i eget kapital?

Mitt svar är enkelt: nej, tvärtom! En knapp miljon är ett för litet eget kapital för förbundet. Alltså, skulle jag personligen ha 880 000 kronor skulle jag tycka att det vore jättemycket pengar för mig privat. Men för förbundet är situationen annorlunda; förbundet har till exempel personalkostnader på ungefär en miljon per år, vi behöver årligen ha en Riksstämma som kostar ungefär hundra tusen, vi har kostnader för våra aktiva på flera hundra tusen per år för resor, utbildning och mat, och vi har även lovat våra föreningar att de ska få ett föreningsbidrag nästa år, en siffra som i år låg på några hundra tusen. Skulle våra inkomstkällor helt plötsligt börja sina (ungdomsstyrelsen kanske beslutar att vi inte ska få bidrag från staten längre, samtidigt som våra företagspartners går i konkurs?), så skulle vårt egna kapital ätas upp jättesnabbt, vi skulle nog till och med ha tight om tid att hinna säga upp personalen enligt konstens alla regler innan pengarna tog slut. Och det skulle inte vara en särskilt rolig situation.

Det är därför det finns en avsättning på 340 706 kronor till vårt egna kapital i den rambudget som Riksstämman antog, som ett led i att försöka råda bot på detta, och göra förbundet mer oberoende av svängningar i konjunktur och bidragsregler.

Det här blev ett långt blogginlägg, men jag hoppas att du har lärt dig något. Och grattis, nu har du lärt dig hur de stora dragen i ekonomisk balansrapport fungerar, om du inte visste det sen förut! Spana in sida 2 och 3 i filen ”Årsbokslut FUF 2009” här och försök att identifiera siffrorna som jag har tagit upp här med vad som står i balansräkningen och dess noter; det var alltså av en pedagogisk poäng jag tog alla siffror från den 31 december 2009 istället för att ta de senaste.

(Skulle det förresten ha smugit sig in något fel här, så får ni jättegärna påpeka det.)

Hoppas att ni har det fint i sommarvärmen allihopa!

Andreas

Bloggare: Alexander Sehlström, förbundsstyrelsen

”Det här är riktig ingenjörsporr” sa min chef i somras och slängde fram en tabellsamling för hållfasthet hos stål. I otaliga rader och kolumner fanns all data man kunde tänka sig för att kunna räkna på balkar av olika slag.

Tittar man på ett dokument som skulle kunna väcka samma glädje i en kassör som en tabellsamling gör hos en ingenjör så är det nog en budget.

budget, förhandsberäkning av inkomster och utgifter för en viss tidsperiod, ofta ett år.

Källa: http://www.ne.se/budget

Jag upplever ofta att många har svårt med budgetering och tycker att det är jobbigt att behöva arbeta med pengar. Det är synd att det är på det viset. Att jobba med en budget bör inte ses som en belastning, utan som en oerhörd tillgång, precis som tabellvärdena är för ingenjören.

Genom olika upplägg på en budget kan man styra verksamheten olika detaljerat. En budget med stor frihet, som kanske bara talar om att man räknar med X kr i intäkter och att man ska använda 90 % i verksamheten och att resten ska sparas, är lätt att sätta sig in i som beslutsfattare men skapar mindre utrymme för detaljerad styrning om vad pengarna exakt ska gå till. En budget med små friheter, som i detalj talar om hur mycket man ska lägga på frimärken och resor, är svårare att sätta sig in i som beslutsfattare men skapar stort utrymme för detaljstyrning.

Rambudgetproposition år 2010 är ett slags mellanting av de två ytterligheterna som vi hoppas ska ge en eftersträvansvärd enkelhet samt goda möjligheter att definiera tydliga prioriteringar. Propositionen bygger på ett antal övergripande kategorier: lokalt, regionalt, nationellt, internationellt etc där det för var och en av kategorierna är specificerat hur mycket av de intäkter som förbundet har att disponera som ska gå till respektive prioriteringsområde. Upplägget liknar i mångt och mycket upplägget för den budget som Riksstämman fastställde år 2009. Kategorier och siffror framgår av propositionen där det även finns en hel del förklarande texter, så det lämnar jag därhän. Det kan dock vara värt att nämna att större satsningar än någonsin görs på regional verksamhet, vilket jag skrivit om tidigare.

I ett avseende skiljer sig dock budgeten avsevärt, sä väl emot 2009 års som tidigare års budgetar; stora avsättningarna till eget kapital. Med det menas att man ska spara pengar*. Förbundsstyrelsen har under vintern arbetat med att ta fram en förvaltningspolicy i syfte att skapa en tydlighet och trygghet när det gäller förvaltning av förbundets medel för såväl medlemmar som de förtroendevalda som har ansvaret för förvaltningen. Enligt policyn ska förbundet, baserad på 2010 års förväntade kostander, ha reservpengar på ett värde om minst 1 000 000 kr. Förbundet har idag bara reserver på hälften av den summan, och det är därför nödvändigt att spara pengar. Behovet av att spara pengar kommer finnas i ett antal år framöver.

Traditionellt är beslutet om budget en av de punkter det blir minst debatt om på Riksstämman. Detta är verkligen konstigt, med tanke på att budgeten tillsammans med verksamhetsplanen är det som avgör förbundets framtid och vad som ska ske under året. Förbundsstyrelsen hoppas på att årets budgetproposition uppmärksammas och får det utrymme den förtjänar.

* Att spara pengar är inget problem för en ideell organisation så länge man gör det med ett klart uttalat syfte. I detta fall är det att stärka förbudets egna kapital för att klara av oväntade ekonomiska händelser, som exempelvis ett uteblivet statsbidrag vilket andra ungdomsorganisationer har råkat ut för år 2010.

–

Har du frågor eller funderingar om förbundsstyrelsens propositioner?

Läs mer på http://www.fuf.org/swe/organisation/riksstaemman/propositioner

Du kan även kontakta förbundsstyrelsen, genom Andreas Svensson.

Onsdag 24/2 skriver Andreas Svensson om verksamhetsplanspropositionen.

Förbundsstyrelsen har under de senaste två åren satsat mer än någonsin för att skapa goda förutsättningar för denna typ av dialoger. Distriktsordförnadena har samlats för att nätverka, gränsöverskridande samtal har uppmuntrats vid nationella sammankomster som Riksstämma och Kick-Off. Innom framför allt ramen för Projekt TEND har vi skapat skräddarsydda utbildningar i syfte att stärka kompetens och självinsikt nog för att börja diskutera svåra frågor.

Och nu har distrikten själva, långt tidigare än förbundsstyrelsen hoppats på att satsningarna skulle ge resultat, tagit initiativ till att driva denna eftersatta fråga. Det är något som förbundsstyrelsen är mycket glada för och kommer arbeta hårt för att stötta på olika sätt. Den senaste satsningen som gjorts är beslut om att en ny tjänst vid kansliet ska upprättas som till häften ska ägnas åt att arbeta med regionala frågor. Bland annat innefattar detta att ta över de utbildningsinsatser som Projekt TEND har ansvarat för samt att fungera som en motor och bollplank för distriktens diskussion om deras roll.

De sammanlagda värdet på de satsningar riktade mot distrikt som är föreslagna i rambudgetpropositionen uppgår till över 300 000 kr. Så mycket pengar har aldrig förbundet satsat på regional utveckling någonsin tidigare. Någon motivering för denna nya storsatsning behövs egentligen inte – för förbundsstyrelsen är det självklart att det är genom distrikten som förbundet kan nå och stötta alla medlemmar. Distrikten är självklara och viktiga plattformar för våra medlemmar. Därför är det också förbundsstyrelsens bestämda åsikt att formen för detta stöd ska utformas i dialog med distrikten.

Av denna anledning, Ungdomsstyrelsens pinsamt dåliga framförhållning, har förbundsstyrelsen under detta och föregående år diskuterat att göra Unga Forskare mindre beroende av Ungdomsstyrelsens nyckfulla myndighetsutövande. Vi kommer att sträva efter att 1) skaffa andra inkomstkällor där vi i förväg vet hur mycket pengar vi kan disponera och 2) utöka förbundets buffert av sparpengar, så att vi inte riskerar att gå i konkurs om Ungdomsstyrelsen helt plötsligt skulle få för sig att inte betala ut något bidrag. Denna strategi har flera delar, men de två viktigaste är A) Unga Forskares utvecklingsfond och B) en långsiktig strategi för ekonomisk förvaltning. Båda dessa insatser har rullat igång och inom ett år eller två kommer organisationen att kunna börja skörda frukterna av arbetet.

I år kommer för övrigt bidraget extra sent. Detta meddelande kom till kansliet:

”Vi vill informera om att vi på grund av en del tekniska problem med vårt nya handläggningssystem kommer att kunna fatta beslut om statbidraget till ungdomsorganisationer och överskottet av svenska spel medlen först onsdag den 20 januari. Vi ber om ursäkt för detta men vi jobbar på så gott det bara går.”

Riktigt dåligt.

Men under ytan händer det grejer. December är starten på kassörens mest hektiska period under året. Arbetet med att lägga budget för nästa år går på högvarv samtidigt som uppföljning av året som gått så smått börjar ta vid. Dessutom förbereds ett möte med en konsult som direkt efter nyår ska hjälpa förbundet att ta fram en ordentlig kapitalplaceringspolicy, något som har saknats i allt för många år.

Jag skulle ljuga om jag påstod att det var som en dans på rosor att pyssla med allt detta, men det är samtidigt oerhört roligt och utmanande. Hittills har budgetarbetet handlat om att samla in underlag för vilka kostnader olika verksamheter förväntas ha och om att förfina upplägget på budgeten. Så här lutar det åt att rambudgeten ska struktureras just nu:

Den tar upp de intäktsposter som Riksstämman har möjlighet att påverka, det vill säga som är obundet och inte måste användas till en specifik verksamhet. Dessa pengar är tänkta att fördelas över en logisk uppdelning av verksamhetsområden (lokalt, regionalt etc) för att ge en så korrekt bild som möjligt av hur pengarna fördelas. Hur den fördelningen kommer att se ut återstår att se, men redan nu är det säkert att avsevärt mer pengar kommer behövas till området Lokalt som en följd av medlemsökning men framför allt på grund av det nya medlemsbidragssystemet (glöm inte att rapportera årets verksamhet i din förening för att få del av kakan).

Men tills vidare får ekonomin vänta. Nu är det hög tid att börja plugga inför torsdagens strukturmekaniktentament. Jippie!

Detta möte kommer till stor del att ägnas åt att diskutera och besluta om flera av styrelsens viktiga strategiska utredningar. Just i detta tillfälle diskuteras Förbundet Unga Forskares nya värderingspolicy, det viktigaste och mest inflytelserika styrdokumentet utöver stadgan och verksamhetsplanen. Förbundet har länge haft en bristfällig, och på vissa områden obefintlig, policy och tanken är att styrelsen nu sätter ned foten i ett antal viktiga frågor. Policy må låta som ett torrt dokument, men för att ge en inblick kommer här lite klipp ur policyn:

Förbundet Unga Forskare ska vara lättillgängligt för medlemmar och det ska vara lätt att bli medlem.

Det ska vara tydligt vad man får ut av att vara medlem i Förbundet Unga Forskare, däribland ett medlemsbidrag reglerat av Riksstämman.

…

Att engagera sig ideellt i Förbundet Unga Forskares verksamhet skall inte innebära några merkostnader jämfört med om man inte valt att engagerat sig. Ersättning ges så länge kostnaden är skälig.

…

Samarbeten med företagspartners ska jämte ekonomiska bidrag inbringa möjligheter för förbundets verksamhet.

Så fort beslut är fattat (på söndagen) och protokollet justerat så kommer den nya policyn upp på hemsidan. Är du engagerad i FUF? Då kan det vara klokt att läsa igenom väl valda delar så att du har koll på förbundets gemensamma värderingar.

I pressmeddelandet skriver man bland annat

Utredningen har i sitt arbete strävat efter att förenkla och modernisera lagstiftningen på detta område där regleringen idag är ålderdomlig med komplicerade och svårtillämpade bestämmelser.

Jag måste här bara passa på att ge staten en eloge för att ha tagit tag i denna fråga. Idag är det mycket svårt att veta vad som gäller för ideella organisationer då lagstiftningen är diffus på många håll, så att förtydligande och förenkling kommer måste ses som mycket positivt.

Än har jag inte läst hela utredningen, men i pressmeddelandet skriver man om ideella organisationers möjlighet att bedriva viss näringsverksamhet:

Näringsverksamhet som har naturlig anknytning till det allmännyttiga ändamålet kan även fortsättningsvis bedrivas skattefritt av ideella föreningar och registrerade trossamfund men enligt förslaget även av stiftelser. För föreningarna och trossamfunden föreslås också att dessa ska kunna få bedriva näringsverksamhet av viss omfattning skattefritt i syfte att finansiera sin allmännyttiga verksamhet.

Och vad det innebär vet jag inte, men jag kan gissa att det ger ideella organisationer större möjligheter att exempelvis sälja prylar kopplade till organisationens sakfråga och gå med vinst i syfte att möjliggöra mer verksamhet på annat håll inom organisationen.

Men exakt hur det blir i slutet är det kanske dumt att spekulera i. Regeringen måste först avgöra om man vill gå på utredningens förslag och sedan skicka in en proposition till Riksdagen. Utredningen tror att de nya reglerna kan börja gälla först den 1 januari 2011.

Jag tänkte därför ge er en liten inblick i de diskussioner som pågår:

Verksamhetsplanen 2009
Ett självklart diskussionsämne. Anders, Rebecka och Sara som jobbar med frågan är flitiga och ber hela tiden om input från oss andra i FS. Det som gör frågan extra rolig är att ta del av den input som kommer från projektledare, verksamhetsgrupper, distrikt och föreningar.

Hur förvaltar vi våra tillgångar?
Det här är en fråga som aktualiserats i och med den ekonomiska svacka vi just nu befinner oss i. Särskilt viktig är frågan för GCB, den stiftelse som styrelsen förvaltar och som står för en stor del av pengarna som delas ut som stipendier vid Utställningen Unga Forskare, där aktiekapitalet har påverkats ganska mycket av den rådande världsekonomin. Det som diskuteras är hur styrelsen ska förändra sina rutiner kring förvaltningen för att minska risken för stora förluster. Detta har till en början lett till några riktlinjer som verkställande utskottet har antagit.

Arbetet mot skolor
På initiativ av Daniel bollar vi lite kring hur Unga Forskare i framtiden skulle kunna arbeta med skolfrågor. Frågeställningen skulle kunna sägas vara:

På vilket sätt kan Unga Forskare vara en resurs för skolan i allmänhet och i synnerhet i arbetet med projektarbetet?

Genom att hitta en lösning på den frågan tror vi att Unga Forskare dels skulle kunna öka antalet medlemmar avsevärt (alla som går NV- och TE-program borde ju vara med!) och dels bli för de naturvetenskapliga och tekniska projektarbetena vad Ung Företagsamhet är för företagsprojektarbetena.

Webbenkät till niondeklassare
FUF har ju som Anders nämnde igår en ledamot i Teknikdelegationen. Med anledning av det har vi fått möjlighet att ge förslag på och tänka kring frågor som vore intressanta att ta upp utifrån undersökningens hypotes att ungdomar har ett generellt teknik- och matematikintresse men att man inte väljer en sådan utbildning bl.a. eftersom skolämnena inte inspirerar. Frågorna kommer avgränsas till att handla om ämnena matematik och teknik.

Det hela slutade med att vi kunde konstatera att Swedbank hade det vi sökte. FUF har nu i några månader arbetat tillsammans med Swedbank att dels genomföra ett nödvändigt bankbyte som följd av samarbetet och dels ta fram rutiner för hur vi ska kunna arbeta med bankkontona i framtiden.

Än är inte detaljerna för hur bankkontona och kringtjänsterna kommer att se ut, men jag kan säga så mycket att det kommer vara mycket fördelaktiga i jämförelse med om man själv skulle ordna med bankkonton i varje förening var för sig. Jag tror att grundpaketet kommer vara ett bankkonto och tillgång till internetbanken för 0 kr och att man sedan kan bygga ut det med fler tjänster om man så önskar.

Håll utkik efter mer information på www.fuf.org och här på bloggen inom de närmaste månaderna om det låter intressant!