Även om det fortfarande känns avlägset, så är det snart ett årsskifte. Och vid årsskiftet så gör Förbundet Unga Forskare sitt årsbokslut och 2010 avslutas, och ett nytt, blankt blad i bokföringen påbörjas. Och redan då bör vi ha en idé om vilka ekonomiska ramar som gäller för året – Riksstämman 2011 kommer som vanligt att anta en budget för året, men redan den 1 januari börjar kostnader för 2011 att uppstå (till exempel vill våran personal ha lön trots att inte Riksstämman har antagit budgeten…). Det här kommer att bli mycket bättre efter den här Riksstämman, eftersom kommande Riksstämmor kommer att ligga på hösten i framtiden, men just nu är det inte så mycket att göra åt saken.
Slutsatsen är i vilket fall att förbundsstyrelsen bör redan vid årsskiftet ha kommit fram till de stora dragen i det budgetförslag man vill lägga på Riksstämman, för att personalen och verksamheten ska ha några riktlinjer att utgå från i väntan på Riksstämmans beslut.
Hur skriver man då en budget för 2011? Enligt ne.se är en budget en ”förhandsberäkning av inkomster och utgifter för en viss tidsperiod, ofta ett år”. Men inom den definitionen området så ryms det ändå några olika idéer man kan ha kring hur en budget ska fungera – den kan antingen förmedla förväntningar och principer, till exempel att en enhet ska kosta betydligt mindre pengar under nästa år, eller så kan man se budgeten som en genomarbetat prognos över hur utfallet faktiskt kommer att bli nästa år. I en ideal värld så ser budgeten likadan ut i de båda fallen, men i praktiken så kan det allt uppstå en differens mellan förväntningar och resultat… Här finns det utrymme för en del principiella diskussioner, men när man har klarat av dem behöver man gå vidare. Det är en hel del arbete kvar.
Man bör kartlägga de förutsättningarna som gäller. Vi kan till exempel konstatera att förbundet har ett kansli med 3 heltidsanställda, och vi kan ganska snabbt konstatera att vi inte vill säga upp dem i år. Om man räknar lite, så ger lönerna och lite arbetsgivaravgifter och sånt att personalen kommer att kosta lite drygt 1 miljon under 2011. För att det ska vara någon mening med att ha personalen kvar, så bör de ju ha ett skrivbord att sitta vid (som behöver en lokal att stå i), en dator, … Kansliet kostar, utöver personalen, några hundra tusen. Och det är inte några stora förändringar vi kan (eller vill) göra där i dagsläget.
Vi har även lovat våra föreningar att de ska få föreningsbidrag. Hur stort kommer det att bli? Ja, det kan man undra; det är först när föreningarna har årsrapporterat som vi vet hur många medlemmar de egentligen har, och hur de är fördelade. Årsrapporteringen görs vid årsskiftet, och man kan ju också ansluta nya föreningar fram till årsskiftet. I år blev föreningsbidraget någonstans runt 270 000, och en gissning man alltid kan göra är att det blir lika stort nästa år, men vi vet först vid årsskiftet.
På Riksstämman 2009, då utvecklingsfonden startades, sades det i beslutsunderlaget att det var lämpligt att förbundet skulle avsätta 200 000 kr dit under 2011.
Sedan kan man gå vidare, och se att det vore lämpligt att budgetera för revisorskostnader, valberedning, en Riksstämma, distriktsstöd, utbildningstillfällen och så vidare, och så vidare. I stort sett enligt modellen att göra som förra året.
Helt plötsligt har man lyckats rada upp kostnader (även om en avsättning till utvecklingsfonden egentligen inte är en kostnad, eftersom vi behåller pengarna, men lägger dem i en annan kassa) på ungefär 2,7 miljoner kronor som vi antagligen kommer att ha under 2011, om vi väljer att fortsätta på ungefär samma spår som nu.
Då kommer en väldigt spännande fråga: Kommer intäkterna att vara lika stora som utgifterna?
Kort svar: Vi vet inte, men kanske. Förhoppningsvis vet vi i slutet på januari.
Långt svar: I förra årets rambudget, som antogs på Riksstämman, kan man läsa att vi då räknade med att få 330 000 kronor från våra företagspartners (Det här är lite lurigt: Egentligen får förbundet betydligt mer från företag och liknande, men de pengarna får vi till vissa projekt, till exempel Utställningen Unga Forskare, och är inget varken förbundsstyrelsen eller Riksstämman kan välja hur de ska användas. Kostnader som vi vill ska täckas av dessa typer av intäkter är heller inte med i siffran 2,7 miljoner. Dessa 330 000 kronor är alltså pengar vi får som vi själva får placera hur vi vill.), vilket nog kommer att visa sig stämma ganska bra med årets utfall. Även nästa år kommer summan, så vitt vi kan se, att ligga i samma storleksordning.
Den stora delen av våra inkomster kommer dock från staten. I år var det lite drygt 2,5 miljoner, och vi har – tyvärr – rapporterat färre medlemmar för 2009 (som vi får pengar för i januari 2011) än vad vi gjorde året innan. Hur mycket pengar man får per medlem man rapporterar är dock ingen siffra som finns klar i förväg, utan den varierar dels beroende på hur mycket pengar staten har att betala ut (det är huvudsakligen överskottet från Svenska Spel som man delar ut), och dels hur många organisationer som söker bidraget. Och det här får vi reda på i januari 2011, och innan dess kan vi bara gissa vilt…
Ja, så det det ut. Det är alltså inte ett helt enkelt arbete, och jag vet att det även är många distriksstyrelser som också kommer att börja angripa det här så småningom inför respektive distriktsstämma.
Har du frågor om budgetläggning i allmänhet, funderingar eller åsikter om hur vi ska prioritera 2011? Hör av dig!
Andreas Svensson
andreas.svensson snabel-a ungaforskare.org
)